Con el objetivo de mantener un buen funcionamiento de las listas de correo, es deseable seguir los siguientes consejos relativos a las mismas:
- Uso de texto ASCII en lugar de HTML: Envía tus mensajes en texto ASCII simple. NO uses HTML. Revisa tu cliente de correo electrónico (particularmente si utilizas Netscape y Outlook) para que envíe "plain text". El HTML se inventó para las páginas Web, pero no para el correo. Muchos usuarios leen su correo con lectores en modo texto y si reciben HTML, simplemente NO pueden leerlo. Además, enviar en HTML hace que los mensajes sean más largos.
- Intenta evitar el uso de archivos adjuntos: En lugar de enviar ficheros adjuntos, utiliza URLs para acceder a la información. El uso de archivos adjuntos hace que la entrega se a más lenta al tener más información que difundir, además de afectar al almacenamiento en sí de buzones de usuarios.
- Utiliza respuestas cortas: Si la respuesta es notablemente corta comparada con el texto del mensaje original, NO incluyas el mensaje original completo. Éste es el caso típico de los mensajes que dicen "Yo también" y no agregan nada; es importante el apoyo y la expresión de compartir la opinión, pero no a costa de incluir el mensaje original completo.
- Ajuste de hora y fecha: Ajusta la hora de tu ordenador para que corresponda con tu hora local, y verifica la fecha correcta. Si éstas están atrasadas o adelantadas, no solamente desordenan los buzones de los usuarios sino que dificultan el trabajo de los administradores del archivo de las listas pues hace que los hilos de discusión se rompan o aparezcan desordenados
- Confirmación de entrega y lectura: No utilices servicios como "Confirmación de Entrega" ni "Confirmación de Lectura" en los mensajes enviados a las listas.
- Firmas: Evita el uso de firmas largas. Entre 4 y 6 líneas es suficiente. La firma se separa del texto del mensaje con una línea que contenga "-" al principio.
- El usuario de listas de distribución debe:
- abstenerse de utilizar la lista de distribución para fines ajenos a la misma. respetar la persona, dignidad, creencias y opiniones de los restantes miembros de las listas, así como de sus administradores.
- respetar las normas de funcionamiento aplicables a las listas de distribución.
- respetar y garantizar la privacidad de los datos de carácter personal de los que tuvieran conocimiento por su suscripción a la lista,absteniéndose, entre otras conductas, de facilitar a terceros tales datos sin la correspondiente autorización o de utilizar los mismos para otras finalidades ajenas a los mismos.
- respetar la propiedad intelectual de los restantes miembros de la lista, absteniéndose de redistribuir o reenviar los mensajes enviados por otros miembros sin la autorización de los autores.
- abstenerse de enviar publicidad de cualquier clase a través de las listas de distribución, cartas de cadena, y demás envíos similares.
- realizar un uso racional de las listas de distribución, absteniéndose de realizar envíos de interés puramente particular, archivos adjuntos no solicitados de tamaño excesivo y, en general, todas aquellas acciones que entorpezcan el buen funcionamiento de las listas de distribución.