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Listas de Distribución Temáticas o Autogestionadas

Listas de distribución

¿Qué son las listas de distribución?

Las listas de distribución son mecanismos de difusión de información basadas en el correo electrónico.
El objetivo de una lista de distribución es hacer llegar mensajes a varios usuarios de una vez, en lugar de enviar un mensaje individual a cada uno de ellos. Las listas de distribución son útiles para compartir información en un Servicio u Organización o para organizar grupos de trabajo cuyos componentes deban estar permanentemente informados del desarrollo de una tarea.
Cualquier lista de distribución debe tener un administrador de la lista, que se encarga de gestionarla, y usuarios que son los que envían mensaje a la lista para ser distribuidos o reciben los mensajes de la lista. Además de estos administradores y usuarios de las listas se puede destacar la presencia del administrador del servicio de listas de distribución que es la persona encargada de crear y configurar las listas. El administrador del servicio de listas de distribución es personal del Servicio de Informática y Comunicaciones, mientras que el administrador de una lista puede ser cualquier persona con dirección de correo electrónico (e-mail) que se haga cargo de ella y aprenda a administrarla. Para administrar una lista de distribución NO hace falta tener grandes conocimientos de ningún tipo: sólo ha se saberse manejar con el correo electrónico y conocer unas pocas instrucciones.
Para implantar el servicio de listas de distribución en la Universidad de Sevilla se ha utilizado un programa que permite crear, gestionar y utilizar las listas denominadoMailman. La comunicación con este programa Mailman se puede realizar de dos formas:

  1. Mediante el envío de mensajes de correo electrónico a la dirección -request@listas.us.es Para obtener un resumen de ordenes disponibles, mandar un mensaje que contenga en el cuerpo (o en el subject), la palabra HELP.Mailman nos responderá con un mensaje con ayuda sobre los comandos que podemos utilizar.
  2. A través de un interfaz web

Mailman mantiene bajo su control las listas que se van creando en la Universidad de Sevilla. El usuario interactúa con Mailman de dos formas: enviando un mensaje a una de sus listas para que Mailman lo distribuya entre sus miembros o solicitando que Mailman efectúe alguna operación sobre una de sus listas (suscribirlo, desuscribirlo, solicitar información, etc...).
Con objeto de optimizar la gestión de las listas de distribución, anualmente se procederá al borrado de aquellas que no muestren tráfico en un periodo superior a 12 meses y que por tanto, se consideren listas en desuso.
Antes de ser suprimidas se enviará un correo recordatorio al administrador de la misma, para que si lo desea pueda conservar la lista un curso más.

 

Tipos de listas

Cuando se crea una lista de distribución, se le asignan una serie de atributos que la dotan de unas características particulares. Según estos atributos, las listas pueden clasificarse según distintos criterios:

Dentro de cada una de las formas de suscripción existe la opción de suscripción con confirmación, en la que se envía un mensaje al nuevo suscriptor pidiéndole verificación de que realmente se quiere suscribir.

Los atributos de distinto criterio se pueden combinar entre sí. Los atributos de un mismo criterio son mutuamente excluyentes.

Listas abiertas

Una lista es abierta cuando cualquier usuario puede suscribirse/desuscribirse por sí mismo. Por contra, un usuario no puede suscribir/desuscribir a otro usuario, estos intentos son remitidos al administrador de la lista, que decidirá aprobar la suscripción/desuscripción de dicho usuario o no aprobarla. Si la lista abierta tiene el atributo adicional de confirmación de la suscripción, todas las suscripciones que se intenten realizar deberán ser confirmadas por el usuario al que se está intentando suscribir.

Listas auto
Una lista es auto cuando cualquier usuario puede suscribir/desuscribir a sí mismo o a cualquier otro usuario, mandando un comando suscribe/unsuscribe. Si la lista auto tiene el atributo adicional de confirmación de la suscripción, todas las suscripciones que se intenten realizar deberán ser confirmadas por el usuario al que se está intentando suscribir.

Listas públicas
Una lista es públicas cuando cualquier usuario tiene permiso para mandar mensajes a la lista.

Listas privadas
Una lista es privada si sólo unos pocos usuarios autorizados tienen permiso para enviar mensajes a la lista. Si un usuario no autorizado manda un mensaje a una lista restringida, el mensaje es remitido al administrador de la lista que puede reenviarlo a la lista (si lo considera oportuno) para su distribución.

Listas moderadas
Una lista es moderada cuando los mensajes que se envían a la misma son desviados a un moderador, normalmente el administrador de la lista, que se encarga de supervisarlos antes de redistribuirlos entre los suscriptores de la lista (si lo considera oportuno)

Listas cerradas
Una lista es cerrada cuando sólo acepta comandos subscribe/unsubscribe del administrador de la lista. Los intentos de suscripción/desuscripción provenientes de cualquier otro usuario son remitidos al administrador de la lista que decidirá aprobar la suscripción/desuscripción o no aprobarla. El usuario que originó la petición recibe un mail de advertencia Si la lista cerrada tiene el atributo adicional de confirmación de la suscripción, todas las suscripciones que se intenten realizar deberán ser confirmadas por el usuario al que se está intentando suscribir.

Listas manuales
Una lista es manual cuando los usuarios suscritos a la misma han tenido que suscribirse mediante el envío de un comando subscribe a la lista.

Listas automáticas
Una lista es automática cuando los usuarios suscritos a la misma no han tenido que mandar un comando subscribe para suscribirse. Del mismo modo la desuscripción no exige que el usuario mande un comando unsubscribe. La suscripción/desuscripción se hace automáticamente cada cierto tiempo según un criterio determinado. Normalmente si se manda un correo a una lista de este tipo, y quien lo manda no está suscrito automáticamente, se le suscribe.

 

Tipos de Listas disponibles en la Universidad de Sevilla

El servidor de listas de distribución (Mailman) de la Universidad de Sevilla soporta listas que pueden ser:

  • Según se necesite estar subscrito para poder mandar mensajes a la lista: públicas o privadas.
  • Atendiendo al control en la subscripción: abiertas o cerradas.
  • Según exista un moderador: moderadas y no moderadas.

 

Glosario de Términos

Administrador
La persona encargada de administrar las listas de una organización. Recibe solicitudes de creación de listas, las crea y les da una configuración inicial. Delega la administración de la lista en otra persona, que a partir de entonces se encarga de gestionar la lista y (si se le permite) reconfigurarla.

Administrador de una lista
La persona encargada de llevar a cabo la administración de la lista. Los usuarios de la lista que quieran consultarle cuestiones acerca del funcionamiento de la misma deberán enviar sus mensajes a la dirección indicada.

Archivos mantenidos por una lista
Determinadas listas pueden tener la facultad de mantener un listado de archivos de texto recuperables.

Lista de correo
Lista con las direcciones de correo electrónico de los usuarios que integran la misma. Mandar mensajes a la lista @listas.us.es, equivale a mandarlos a las direcciones de todos los usuarios que están incluidos en la lista .

Parámetros de configuración de una lista
Los parámetros de configuración de una lista deciden el comportamiento de la misma ante la recepción de mensajes y comandos. Entre los parámetros de configuración de una lista se encuentran la definición de las claves de administración y moderación, la definición de atributos y la restricción de comandos admitidos por la lista.

Programa gestor de listas de distribución de correo
Es el programa encargado de gestionar las listas de distribución, recibiendo mensajes para ser distribuidos entre los suscriptores de la lista o comandos para realizar alguna acción sobre la lista (hacer suscripciones, obtener información, etc.).

Suscriptor de una lista de correo
Es la persona que recibe los mensajes de correo enviados a la lista por estar suscrito a ella.

Usuario de una lista
Es la persona que manda mensajes a la lista @listas.us.es para ser distribuidos entre sus suscriptores o que manda comandos a -request@listas.us.es para solicitar suscribirse a la lista, pedir información, etc. Siempre que un usuario manda un comando obtiene una respuesta vía e-mail en su buzón de correo, indicándole el éxito o fracaso de su acción. Para mandar mensajes a una lista no hay por que estar suscrito a ella.