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Listas de Distribución Temáticas o Autogestionadas

Listas de distribución

¿Qué son las listas de distribución?

Las listas de distribución son mecanismos de difusión de información basadas en el correo electrónico.
El objetivo de una lista de distribución es hacer llegar mensajes a varios usuarios de una vez, en lugar de enviar un mensaje individual a cada uno de ellos. Las listas de distribución son útiles para compartir información en un Servicio u Organización o para organizar grupos de trabajo cuyos componentes deban estar permanentemente informados del desarrollo de una tarea.
Cualquier lista de distribución debe tener un administrador de la lista, que se encarga de gestionarla, y usuarios que son los que envían mensaje a la lista para ser distribuidos o reciben los mensajes de la lista (suscriptores). Además de estos administradores y usuarios de las listas se puede destacar la presencia del administrador del servicio de listas de distribución que es la persona encargada de crear y configurar las listas. El administrador del servicio de listas de distribución es personal del Servicio de Informática y Comunicaciones, mientras que el administrador de una lista puede ser cualquier persona con dirección de correo electrónico (e-mail) que se haga cargo de ella y aprenda a administrarla. Para administrar una lista de distribución NO hace falta tener grandes conocimientos de ningún tipo: sólo ha se saberse manejar con el correo electrónico y conocer unas pocas instrucciones.
Para implantar el servicio de listas de distribución en la Universidad de Sevilla se ha utilizado un programa que permite crear, gestionar y utilizar las listas. La comunicación con este programa es a través de un interfaz web. Este software mantiene bajo su control las listas que se van creando en la Universidad de Sevilla. El usuario enviará un mensaje a una de sus listas para ésta lo distribuya entre sus suscriptores.
Con objeto de optimizar la gestión de las listas de distribución, anualmente se procederá al borrado de aquellas que no muestren tráfico en un periodo superior a 12 meses y que por tanto, se consideren listas en desuso.
Antes de ser suprimidas se enviará un correo recordatorio al administrador de la misma, para que si lo desea pueda conservar la lista un curso más.

 

Tipos de listas

Cuando se crea una lista de distribución, se le asignan una serie de atributos que la dotan de unas características particulares. Según estos atributos, las listas pueden clasificarse según distintos criterios:

  • Dependiendo de la política de suscripción (quién puede suscribirse):
  • Dependiendo de la visibilidad de la lista en Internet:
  • Dentro de cada lista, los suscriptores podrán estar:
    • Moderados: Si un suscriptor es moderado, los mensajes que envíe a la lista tendrán que ser aprobados por el moderador o administrador antes de ser distribuidos entre los suscriptores. Si todos los suscriptores de una lista son moderados, hablaremos entonces de Lista Moderada.
    • No moderados: Si un suscriptor es NO moderado, los mensajes que envíe a la lista se distribuyen automáticamente entre los suscriptores. Si todos los suscriptores de una lista son no moderados, hablaremos entonces de Lista No Moderada.

Los atributos de distinto criterio se pueden combinar entre sí. Los atributos de un mismo criterio son mutuamente excluyentes.

Listas abiertas

Una lista es abierta cuando cualquier usuario puede suscribirse/desuscribirse por sí mismo. Por contra, un usuario no puede suscribir/desuscribir a otro usuario, porque todas las suscripciones que se intenten realizar deberán ser confirmadas por el usuario que se está intentando suscribir (precisan de CONFIRMACIÓN). La listas abiertas tienen el atributo de confirmación.

Listas cerradas
Una lista es cerrada si cuando un usuario intenta suscribirse/desuscribirse, antes debe tener la aprobación del administrador. Además, todas las suscripciones que se intenten realizar deberán ser confirmadas por el usuario que se está intentando suscribir (precisan de CONFIRMACIÓN). Si la lista es cerrada, estos intentos serán además remitidos al administrador de la lista para que  los apruebe o desapruebe (precisa APROBACIÓN). Si la lista es abierta tiene el atributos de confirmación. Si la lista es cerrada tiene los atributos adicionales de confirmación y aprobación.

Listas públicas
Una lista es públicas cuando cualquier internauta puede encontrar la lista y solicitar la suscripcción.

Listas privadas
Una lista es privada si la lista no es visible en Internet, y solo es comocida por los usuarios que sean invitados a suscribirse.

Listas moderadas
Una lista es moderada cuando todos sus suscriptores son moderados. Un suscriptor es moderado si cuando al enviar un mensaje a la lista, éste ha de ser supervisado por el administrador o moderador de la lista antes de ser distribuido entre los suscriptores (si lo considera oportuno). En una lista moderada puede haber suscriptores no moderados, que serán los emisores autorizados.

Tipos de Listas disponibles en la Universidad de Sevilla

El servidor de listas de distribución de la Universidad de Sevilla soporta listas que pueden ser:

  • Según su visibilidad en Internet: públicas o privadas.
  • Atendiendo al control en la subscripción: abiertas o cerradas.
  • Según exista un moderador: moderadas y no moderadas.

Glosario de Términos

Administrador del Servidor de Listas
La persona encargada de administrar las listas de una organización. Recibe solicitudes de creación de listas, las crea y les da una configuración inicial. Delega la administración de la lista en otra persona, que a partir de entonces se encarga de gestionar la lista y (si se le permite) reconfigurarla.

Administrador de una lista
La persona encargada de llevar a cabo la administración de la lista. Los usuarios de la lista que quieran consultarle cuestiones acerca del funcionamiento de la misma deberán enviar sus mensajes a la dirección indicada.

Archivos mantenidos por una lista
Determinadas listas pueden tener la facultad de mantener un listado de archivos de texto recuperables. El archivado de listas mantienen un histórico de mensajes de hasta 3 años de anigüedad.

Lista de correo
Lista con las direcciones de correo electrónico de los usuarios que integran la misma. Mandar mensajes a la lista@ listas.us.es, equivale a mandarlos a las direcciones de todos los usuarios que están incluidos en la lista .

Parámetros de configuración de una lista
Los parámetros de configuración de una lista deciden el comportamiento de la misma ante la recepción de mensajes y comandos. Entre los parámetros de configuración de una lista se encuentran la definición de las claves de administración y moderación, la definición de atributos...

Programa gestor de listas de distribución de correo
Es el programa encargado de gestionar las listas de distribución, recibiendo mensajes para ser distribuidos entre los suscriptores de la lista o comandos para realizar alguna acción sobre la lista (hacer suscripciones, obtener información, etc.).

Suscriptor de una lista de correo
Es la persona que recibe los mensajes de correo enviados a la lista por estar suscrito a ella.

Usuario de una lista
Es la persona que manda mensajes a la lista@ listas.us.es para ser distribuidos entre sus suscriptores.