Servicio de Informática y Comunicaciones - Universidad de SevillaUniversidad de SevillaSIC

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Recomendaciones para el correcto uso del correo electrónico

Correo electrónico

Recuerde que el responsable de su cuenta de correo es usted. Cuide su contraseña y procure no poner palabras o nombres que puedan resultar obvios (como por ejemplo poner como contraseña el nombre de usuario)

 

Autenticación en salida

El sistema de estafetas primarias de la Universidad ha sido diseñado con implementación de autenticación en salida. De esta forma, para poder enviar un correo utilizando este sistema como relay, es obligatorio autenticarse para enviar correo (al igual que lo hacemos para leer correo, ya sea vía web, vía POP/POPs o vía IMAP/IMAPs). La clave que se utiliza para autenticar el correo es la propia clave de pop del usuario.
Para la autenticación en salida de servidores que envíen correo automático (que no tengan la opción de autenticar), podemos:

  • Instalar  postfix + smtp-auth + TLS. Para el envio de correo autentificado desde aplicaciones. Para ver los pasos a seguir pinche el siguiente enlace: Configuración .

Durante un periodo inicial de migración al nuevo sistema de estafetas primarias de correo se permitirá el relay por IP, permitiendo en este caso que un usuario pueda enviar correo a través de este sistema simplemente por estar conectado a una dirección IP de la Universidad de Sevilla.

Uso de los clientes POP3S: tiempo de descarga de los mensajes

Cuando se utilicen clientes pop3s para descargar nuestro correo del servidor (Mozilla thunderbird, Outlook, etc), se recomienda encarecidamente poner el tiempo de descarga de los mensajes en un periodo no inferior a 10 minutos. Tiempos inferiores provocan peticiones innecesarias al servidor que aumentan su tiempo de respuesta. Recuerde también que no es recomendable utilizar la opción de "dejar copias de los mensajes en el servidor" ya que esto puede provocar que se llene su buzón y se inhabilite su cuenta

Correos a Listas de Distribución: envío de ficheros adjuntos

Cuando envíe correos a una lista de distribución procure no enviar ficheros adjuntos, ya que esta práctica multiplica la carga del servidor y disminuye su espacio en disco. Sería mas recomendable publicar los documentos anexos en una pagina Web o utilizar el Servicio de Consigna de la US y en el correo hacer referencia esa ubicación.

Recuerde que el tamaño de un correo enviado a las listas generales de la universidad se puede multiplicar por 15000 y que el tamaño máximo de los mensajes adjuntos que se mandan a las listas es de 1 Mb.

Conexión WEB

El acceso a nuestra aplicación web Roundcube está soportado por la mayoría de navegadores, aunque aconsejamos el uso de Firefox como navegador más estable.

Últimas mejoras aplicadas al acceso web:

  •  1ª- FUNCIONALIDAD: REENVIAR COMO ADJUNTO
     
    Con este botón es posible reenviar un mensaje a otro destinatario, adjunto incluido.

  •  2ª- FUNCIONALIDAD: LIBRETA DE DIRECCIONES EN LA REDACCiÓN DE MENSAJES

    Ya es posible añadir direcciones desde la propia pantalla de edición de mensajes. A su vez, si se elige un grupo de usuarios (en el ejemplo, llamado "Grupo de varios contactos") se añaden automáticamente todos los componentes de dicho grupo. También se incluye un buscador para facilitar encontrar destinatarios.

  •  3ª- FUNCIONALIDAD: MENÚ CONTEXTUAL CON BOTÓN DERECHO

    Al presionar el botón derecho sobre un mensaje (o selección de mensajes) aparecerá un menú contextual para realizar acciones sobre dicho mensaje o selección: marcar como leído, responder, reenviar, mover/copiar a carpeta, etc.

  •  4ª- FUNCIONALIDAD: ORDENACIÓN POR HILOS DE MENSAJES
    Ahora es posible ordenar por hilos (también llamados "conversaciones") nuestra bandeja de correo para ver el flujo natural de respuestas acerca de un tema.

    Para habilitar esta funcionalidad, sólo ha de presionar en el botón "Criterio de ordenación" que está al lado de la columna "Asunto" de la lista de mensajes.

  •  5ª- FUNCIONALIDAD: DESCARGAR MÚLTIPLES ADJUNTOS EN UN ÚNICO FICHERO COMPRIMIDO

    Ahora es posible descargar en formato .zip todos los adjuntos de un mensaje simplemente presionando sobre el icono de "comprimido".

  •  6ª- FUNCIONALIDAD: BOTÓN DE ARCHIVO DE MENSAJES

     Ahora es posible definir en la configuración que una de nuestras carpetas sea la de "archivado de mensajes".

    Una vez definida la carpeta "Archivo" nos aparecerá un nuevo botón     para trasladar los mensajes que seleccionemos a esta carpeta "Archivo".

    Esta carpeta archivo es una carpeta más de las disponibles en nuestra lista de carpetas:

     

  •  7ª- FUNCIONALIDAD: REDACCIÓN DE MENSAJES EN UNA VENTANA O PESTAÑA SEPARADA  

A la hora de redactar un mensaje, se hará en una ventana o pestaña separada.

Si algún usuario prefiere el comportamiento anterior, es posible modificar la nueva configuración por defecto accediendo a Configuración-> Composición de mensajes

Actualmente se está trabajando en las siguientes mejoras:

  •  - Selector de idioma.
  •  - Soporte para múltiples cuentas IMAP
  •  - Selector de skin
  •  - Colorear mensajes de la lista de mensajes
  •  - Sistema para evitar que se manden muchos "mensajes idénticos"
  •  - Soporte de "captchas” ante múltiples logins fallidos
  •  - Poder leer RSS desde roundcube
  •  - Atajos de teclado
  •  - Botón "pedir soporte"
  •  - Botón "ayuda

Correos a múltiples usuarios: copia oculta y mensajes "cadena"

Cuando se envían correos a múltiples usuarios, ya sea directamente o a través de listas particulares creadas por el propio usuario, conviene enviarlos como copia oculta, ya que de otra manera todos los usuarios conocerán las direcciones de los destinatarios, con lo que ello implica de distribución de direcciones de correo de forma no deseada. Por otra parte tampoco se debe utilizar este método para enviar correos del tipo “cadena” (…si rompe esta cadena puede provocar mala suerte para usted y los suyos…..) o peticiones de ayuda para determinadas causas, ya que esta práctica suele ser casi siempre un método encubierto de mala utilización del correo que tiende a colapsar los sistemas.

Nota: en los mensajes de correo en CC (Copoia oculta)  solo admite un máximo de 100 cuentas de destino.

 

Correos firmados por la autoridad certificadora de la universidad

Los usuarios de correo de la Universidad de Sevilla tienen la posibilidad de firmar sus correos haciendo uso del certificado que ofrece la Universidad. Esta acción es más recomendable puesto que permite asegurar la autenticidad de un correo: podemos tener la certeza de que el emisor de un correo firmado es quien dice ser y no otra persona.

Para obtener más información en este sentido, puede visitar la siguiente página.

Antivirus local corporativo

Debido a la propagación de los últimos virus en Internet, sería deseable que todo el personal de la Universidad de Sevilla tenga instalado en su ordenador local el antivirus corporativo Trendmicro OfficeScan para así poder detectar fácilmente cualquier virus que se pueda tener en dicho ordenador. Los últimos virus provocan un tráfico de correo innecesario que tendríamos que combatir con todas las armas que tengamos a nuestra disposición y una de ellas es el antivirus local.

Correcta configuración de los clientes de correo

Se recomienda el uso del cliente de correo Thunderbird, por su alta compatibilidad y fiabilidad. También se pueden usar otros clientes del estilo, como Outlook, Evolution, Mail, etc. En todo caso, se recomienda encarecidamente que se tenga actualizado al máximo para evitar posibles problemas de anteriores versiones y comprobar que no se abren ficheros adjuntos automáticamente al leer un correo puesto que esta es una de las principales causas de infección de virus.

Formas de reducir el tamaño de nuestro buzón

La mayoría de los mensajes son de tamaño mínimo, siendo los ficheros adjuntos los que ocupan más tamaño. Si sólo nos interesa el fichero podemos guardarlo en nuestro equipo y luego borrar el mensaje. Podemos eliminar mensajes obsoletos o que ya no tienen interés (por ejemplo correo basura). Si deja sus mensajes en el servidor de correo, no olvide “purgar” los mensajes.

Debemos vaciar el contenido de la papelera de “elementos eliminados”. Especialmente si se accede por web.

Podemos eliminar los mensajes con los ficheros adjuntos que hemos enviado nosotros (carpeta “elementos enviados”). Normalmente disponemos de una copia de dichos ficheros por lo que no tiene sentido que los guardemos en el buzón de correo.

En caso de necesidad podemos mover a “carpetas locales” los mensajes más antiguos. Por ejemplo podemos mover los mensajes de más de seis meses o un año.

Control de flujo en las estafetas primarias

En las estafetas primarias de la Universidad hay un procedimiento instalado para controlar el flujo de conexiones a dichas máquinas para evitar abusos y potenciales problemas de seguridad. Todo aquel usuario u aplicación que tenga necesidad de enviar grandes cantidades de correo electrónico en un período reducido de tiempo debe ponerse en contacto con el servicio de informática y comunicaciones para analizar su caso y si procede, habilitar unos controles específicos para cubrir esa necesidad.