Los tablones se agrupan por Centro o Servicio y están estructurados de forma jerárquica. El primer nivel corresponde a edificios, si los hay, el segundo nivel corresponde a las plantas del edificio y el tercero a las distintas estancias en las que se ubican los tablones físicos. Por ejemplo, un centro que está compuesto de un único edificio, dos plantas y sótano, puede dotarse de la siguiente estructura:

Edificio Principal:

• Sótano
  • Copistería
    • Lista de Tablones
• Baja
  • Hall
    • Lista de Tablones
  • Conserjería
    • Lista de Tablones
  • Secretaría
    • Lista de Tablones
• Primera Planta
  • Rellano
    • Lista de Tablones
  • Departamento A
    • Lista de Tablones
  • Departamento B
    • Lista de Tablones
  • Biblioteca
    • Lista de Tablones

La aplicación WEB de Tablones Virtuales guiará al usuario por el Centro seleccionado para localizar los tablones deseados, examinar su contenido y subscribirse a ellos para recibir notificaciones cuando sean actualizados, vía correo electrónico.

La localización de un tablón virtual puede hacerse de varios modos, accediendo a las distintas opciones del Menú Principal que aparecen bajo el epígrafe "Tablones".

• Búsqueda general. Permite localizar un tablón virtual de forma lógica, utilizando los siguientes criterios: Centro, Departamento, Titulación o Servicio Administrativo. Se introduce una palabra o conjunto de palabras y la aplicación muestra directamente la lista de tablones que se ajustan al criterio de la búsqueda. El usuario accederá al tablón pulsando en el icono etiquetado con la palabra “Ver”.
• Búsqueda por ubicación. Permite localizar un tablón virtual de forma física. Se selecciona el Centro y la aplicación muestra todas las ubicaciones físicas posibles en dicho Centro de forma estructurada, reseñando entre paréntesis en cada ubicación, el número de tablones disponibles. Es la pantalla por defecto de la aplicación Web, ya que realiza una búsqueda simple e intuitiva por Centro.
• Búsqueda por código. Permite localizar directamente los documentos publicados en un tablón virtual si se conoce el código identificador utilizado por el Centro para el tablón físico correspondiente. Se selecciona el Centro, se escribe el código y se mostrará el contenido del tablón, sólo si existe alguna publicación en él.

Una de las características más interesantes de la aplicación de Tablones Virtuales es la posibilidad de subscribirse a ellos, de modo que cada vez que se publique un nuevo documento el usuario recibirá una notificación por correo electrónico, avisándole de que hay una nueva publicación en el tablón.

Para acceder a un tablón el usuario debe pinchar en el icono etiquetado con la palabra “Ver”. La misma pantalla de la aplicación que muestra los tablones permite al usuario suscribirse o darse de baja del tablón mediante el botón correspondiente.

Una vez seleccionado un tablón, se mostrará la información básica de los documentos: fecha de publicación y resumen. Seleccionando el resumen se mostrará el documento completo.